Wichtig:
syska ProFI verwendet zum Versand der E-Mail-Mahnungen die
Windows-Standardschnittstelle zu E-Mail-Programmen ("MAPI-Schnittstelle"). Damit
der Versand funktioniert, muss Ihr E-Mail-Programm die
Windows-MAPI-Schnittstelle (korrekt!) unterstützen. Gegebenenfalls sind dafür
zusätzliche Einstellungen oder Installationen durchzuführen, befragen Sie dazu
Ihren EDV-Betreuer!
Aufgrund dieser Abhängigkeiten kann nicht garantiert
werden, dass die Funktion des Mahnungsversands per E-Mail mit allen
E-Mail-Programmen funktioniert!
Auch das Versenden von Mahnungen per E-Mail folgt dem Standardablauf für Mahnungen, d.h. es werden die Schritte Mahnvorschlag mit Anlage eines Mahnlaufs, Nachbearbeitung, Versand (statt Ausdruck), Freigabe durchgeführt.
Es gilt jedoch bei E-Mail-Mahnungen folgende Besonderheiten zu beachten:
E-Mail-Mahnungen werden als Anhänge im PDF-Format zu der jeweiligen E-Mail erzeugt, d.h. die Mahnungs-E-Mail besteht aus zwei Teilen:
1. Dem allgemeinen Text der E-Mail
2. Einem PDF-Anhang, der die eigentliche Mahnung enthält
Demzufolge ist eine zusätzliche Vorlagendatei notwendig, um den E-Mail-Text festzulegen.
Wird ein E-Mail-Mahnungslauf erstellt (dies entspricht dem Schritt "Drucken" bei Papiermahnungen), so werden in einem Zwischenverzeichnis die für den Versand der Mahnungen notwendigen Dateien erstellt und dort abgelegt. Die Dateien enthalten pro gemahntem Debitor den allgemeinen Text der E-Mail, die E-Mail-Adresse des Empfängers und die eigentliche Mahnung. Diese beiden Dateien werden dann im nachfolgenden Versand an das E-Mail-Programm zur Erzeugung der E-Mail übergeben.