Im zentralen Einstellungs-Dialog sind beim Stichwort „ OP-Briefe“ folgende Einstellungen für E-Mail-Mahnungen zu treffen:
•Zwischenverzeichnis:
Unterhalb des hier angegebenen Verzeichnisses
werden (getrennt pro Mahnlauf) die erstellten E-Mail-Dateien abgespeichert.
•Kopie senden an/Blindkopie senden an
Falls jede Mahnung automatisch in
Kopie bzw. in Blindkopie an eine bestimmte Adresse (z.B. zur
Versandkontrolle) geschickt werden soll, dann können hier die jeweiligen
E-Mail-Adressen eingetragen werden.
•Option „Lesebestätigung einfordern“:
Falls aktiviert, wird bei jeder
versendeten Mahnungs-E-Mail eine „Lesebestätigung erwünscht“-Kennung gesetzt.
Sie erhalten dann eine Bestätigungsmail des Empfängers, wenn dieser die
Nachricht geöffnet hat.
Hinweis: Ob eine Lesebestätigung vom Empfänger verschickt wird, hängt auch von den Einstellungen des E-Mail-Systems des Empfängers ab. Nicht jedes E-Mail-System beachtet/erlaubt Lesebestätigungen bzw. stellt es dem Empfänger frei, den Versand von Lesebestätigungen abzulehnen.
Des weiteren sind in den Mahnvorlagen im Menüband "Debitoren", dort unter "Mahnen > Mahnvorlagen" die Einstellungen für E-Mail-Anschreiben und das Dateinamens-Muster der PDF-Mahnung zu setzen. Details dazu finden Sie im Kapitel Mahnvorlagen.
Wie bei Mahnungen in Papierform auch müssen Mahntexte im Menüband "Debitoren", dort unter "Mahnen > Mahntexte" für die Mahnsprache(n) eingepflegt sein. Mahntexte werden nur sprachbezogen und nicht abhängig von der Versandart gepflegt, d.h. wenn Sie beim Mahnen per E-Mail die gleichen Sprachen wie bei Papiermahnungen verwenden, müssen Sie diese nicht gesondert eingeben. Details zur Mahntexteingabe finden Sie im Kapitel Mahntexte.