Nachdem Sie einen Mahnvorschlag als Mahnlauf abgespeichert haben muss als nächster Schritt die Erstellung der für den E-Mail-Versand notwendigen Dateien erfolgen. Dieser Schritt entspricht dem Druck bei Papiermahnungen.
Rufen Sie dazu den Punkt "Drucken/Erstellen" über das Menüband "Debitoren", dort unter "Mahnen > Mahnlauf > 3. Drucken > Erstellen" auf.
Wenn Sie die Funktion "Drucken/Erstellen" aufrufen, dann ist zunächst der zu erstellende Mahnlauf auszuwählen. Dies erfolgt über eine Auswahlliste, in der die vorhandenen Mahnläufe mit Bezeichnung und Anlagedatum sowie einer Kennung, ob es sich um E-Mail-Mahnungen handelt, angezeigt werden.
Tipp: In der Auswahlliste werden Ihnen Datum des ersten und des letzten Ausdrucks sowie die Anzahl der vorgenommenen Drucke angezeigt.
Nach Auswahl des gewünschten Mahnlaufs öffnet sich der Dialog "Mahnlauf drucken". Er entspricht dem Dialog "Mahnlauf anlegen" (siehe Abschnitt Mahnlauf anlegen), jedoch ist es nicht mehr möglich, Veränderungen an den OPs vorzunehmen, die entsprechenden Funktionen sind gesperrt.
Zur Erstellung der Mahnungen bei E-Mail-Mahnungen klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Die Erstellung eines Mahnlaufs kann bis zum Versand jederzeit wiederholt werden, auch nach Schließen des Dialogs.
Wichtig: Mit Erstellung der E-Mail-Mahndateien sind Mahntexte, Mahnvorlagen und E-Mail-Adressen gemäßt der aktuellen Einstellungen in die Dateien übernommen worden. Bei Änderungen, insbesondere auch von Empfänger-E-Mail-Adressen, muss der jeweilige Mahnlauf neu erzeugt werden!
Der Mahnlauf bleibt nach der Erstellung noch solange bestehen, bis er über die Funktion "Mahnlauf freigeben" freigegeben wird. Erst mit der Freigabe wird der Mahnlauf gelöscht und Mahndatum und Mahnstufe der offenen Posten erhöht.
Hinweis:
Sobald ein Mahnlauf erstellt wurde sind die darin enthaltenen OPs solange für
die Bebuchung gesperrt, bis der Mahnlauf freigegeben oder gelöscht
wird.
Nach Erstellung kann ein Mahnlauf auch nicht mehr über die Funktion
"Mahnlauf nachbearbeiten" geändert oder ihm neue OPs hinzugefügt werden. Falls
dies nach dem Erstellen doch notwendig sein sollte, dann müssen Sie
zunächst den Druck-Status über die "Mahnlauf rückgängig"-Funktion
zurücksetzen, damit der Mahnlauf nachbearbeitet werden kann.