In den meisten Fällen wird es nötig sein, Informationen zu bereits vorhandenen Anlagegütern, dem Altbestand, zu übernehmen. Damit die Werte zwischen Finanz- und Anlagenbuchhaltung synchron sind, müssen folgende Voraussetzungen geschaffen werden:
•In der Finanzbuchhaltung müssen auf
den Bilanz-Anlagekonten die Werte für das Anlagevermögen eingebucht bzw.
abgestimmt worden sein. Das Einbuchen der Werte in der Finanzbuchhaltung kann
(je nach Szenario) auch summarisch pro Konto erfolgen.
Zu
welchem Stichtag dies wie erfolgen muss, hängt davon ab, ob Anlagen- und
Finanzbuchhaltung mit gleichem Startdatum beginnen oder nicht. Details dazu
entnehmen Sie bitte den Beschreibungen zu den verschiedenen Übernahmeszenarien
unten.
•In der Anlagenbuchhaltung muss für jede Anlage des Altbestands ein Stammsatz angelegt werden, der die Informationen zur Anlage wie Inventarnummer, Buchwert, Abschreibungsmethode etc. enthält. Diese Daten dienen dann als Ausgangsbasis für die restliche noch vorzunehmende Abschreibung in der Anlagenbuchhaltung. Die Anlage dieser Stammsätze erfolgt entweder in der Anlagenbuchhaltung durch die Erfassung von Zugängen oder per Import aus einer Textdatei (letzteres wird empfohlen). Details zu den beiden Möglichkeiten finden Sie im Folgenden.
Wichtig:
Nach erfolgter Übernahme des Altbestands müssen die Bestandswerte auf den
Fibu-Konten mit denen in der Anlagenbuchhaltung übereinstimmen!
Der Import
bzw. die Erfassung von Altbestand hat in der aktuell gültigen Mandantenwährung
der Anlagenbuchhaltung zu erfolgen.
Bei der Übernahme von Anlagegütern in die Anlagenbuchhaltung können folgende Daten berücksichtigt werden:
•Anlagen-Altbestand, der vor Anbu-Start angeschafft wurde, mit den Werten zu Beginn des Anbu-Startjahres
•Neuzugänge, die im Anbu-Startjahr angeschafft wurden, mit den Anschaffungswerten.
Folgende Daten können nicht berücksichtigt werden bei der Übernahme von Anlagegütern, sondern sind nach der Übernahme durch entsprechende Buchungen in syska ProFI abzubilden:
•unterjährige Veränderungen bestehender Anlagegüter, z.B. Teilzu-/-abgänge, Gutschriften, Verschrottung/Verkauf, Umbuchungen, AfA
Für die Übernahme der Stammsätze des Altbestands besitzt die Anlagenbuchhaltung eine Importfunktion, mittels derer die Übernahmewerte im Textformat eingelesen werden können.
Die Importdatei muss als Tabulator-getrennte Textdatei vorliegen. Der genaue Aufbau der Importdatei sowie die Bedeutung der Übergabewerte ist in der Datei "an_stamm.pdf" erläutert. Diese Datei ist bei jeder Installation bzw. jedem Update mit enthalten und befindet sich im Unterverzeichnis "Doku" des Installationsverzeichnisses.
Einige Beispiele für die Übernahme von Altbestand befinden sich in den Dateien "anbu_bsp.pdf" bzw. "anbu_bsp.xls", die sich ebenfalls im Unterverzeichnis "Doku" des Installationsverzeichnisses befinden.
Wichtig: Wir empfehlen Ihnen dringend, den Import zuerst mit einer Kopie Ihres Echtmandanten durchzuführen! Sie haben damit die Möglichkeit, eventuelle Eingabefehler zu korrigieren und die übergebenen Werte zu überprüfen.
Hinweis:
Sie können den Import mehrfach durchführen. Bereits importierte Anlagegüter
können dabei überschrieben werden, sofern sie die gleiche Inventar- und
Unternummer besitzen. Auf diese Weise können Sie falsche Importwerte wieder
ändern.
Ein Überschreiben importierter Anlagegüter ist nicht möglich, wenn
Sie in der Importdatei die Option "Eröffnungsbuchungen erzeugen" eingestellt
haben. Altbestand, der mit dieser Option importiert wurde, kann nur korrigiert
werden, indem die zum Anlagegut gehörige Eröffnungsbuchung in der
Finanzbuchhaltung storniert wird (über die Stornofunktion im Dialog "Buchungen
suchen"). Durch den Storno der Eröffnungsbuchung wird das importierte Anlagegut
aus dem Anlagenstamm gelöscht und es kann erneut importiert werden.
In der Importdatei haben Sie die Möglichkeit, Verweise auf verschiedene Stammdaten der Anlagenbuchhaltung anzugeben (z.B. Standorte, Kostenrechnungsinformationen, Inventargruppen etc.). Diese müssen vor dem Import bereits angelegt sein.
Eine detaillierte Beschreibung des Importdialogs finden Sie im Abschnitt Importdaten.
Es ist prinzipiell möglich, Altbestand auch im Anlagenstamm der Anbu über die Eingabedialoge zu erfassen. Dies wird jedoch nicht empfohlen, da bei falschen Eingabewerten das Anlagegut nicht einfach geändert, sondern gelöscht und neu angelegt werden muss. Der Import von Altbestand über eine Textdatei bietet dagegen die Möglichkeit, bereits importierte Datensätze mit neuen Werten zu überschreiben.
Details zur manuellen Erfassung von Altbestand finden Sie im Abschnitt Zugang im Kapitel Anlagenstamm.
Je nachdem, ob mit Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung zum gleichen Datum begonnen wird oder nicht, ergeben sich mehrere Konstellationen für den Import: