Begleittexte verwalten

Begleittexte werden von verschiedenen briefartigen Reports (z.B. Saldenbestätigung, Zahlungsavis) verwendet und dienen dazu, einen ergänzenden Text vor und/oder nach der OP-Aufstellung im Report mit auszugeben. Weiterhin erlauben Begleittexte eine Sprachsteuerung (z.B. für Ausgaben mit englischen Texten) und die Angabe eines Briefkopfs, der die Adress- und Fußzeilen enthält.

Sie können mehrere Begleittexte anlegen. Begleittexte werden unabhängig von bestimmten Auswertungen verwaltet (die Auswahl erfolgt erst bei Reportaufruf), so dass Sie einen Begleittext für verschiedene Reports oder für einen Report mehrere Begleittexte anlegen können.

Die Begleittextverwaltung wird über den jeweiligen Report über das Symbol

aufgerufen:

• Option "mit Sprachsteuerung"/Auswahlliste Sprache
Die Option aktiviert die Sprachsteuerung für den Begleittext und schaltet die Auswahlliste "Sprache" frei. Details zur Sprachsteuerung finden Sie im Abschnitt Sprachsteuerung und Texte in Fremdsprachen.
Sie müssen die Option "mit Sprachsteuerung" nur setzen, wenn die Begleittexte sprachabhängig gesteuert werden sollen. Ist die Option nicht gesetzt ist, so wird der Begleittext für alle Sprachen verwendet.

• Textauswahl
Über diese Auswahlliste kann zwischen den vorhandenen Begleittexten umgeschaltet werden. Durch Eingabe einer neuen Textnummer wird ein neuer Begleittext angelegt.
Zum Wechsel zwischen den Texten können Sie auch die Symbole

und

verwenden.

Hinweis: Der zuletzt eingestellte Text wird in den Reportauswahldialog, von dem aus die Begleittextverwaltung aufgerufen wurde, übernommen und in der Reportausgabe verwendet.

• Briefkopf
Wählen Sie hier dejenigen Briefkopf aus, der zusammen mit dem Begleittext für den Report verwendet werden soll. Briefköpfe legen die Absender- und Adressangaben sowie die Fußzeile fest. Details zur Briefkopfverwaltung finden Sie im Kapitel Briefköpfe.

• Beschreibung
Hier können Sie einen erklärenden Text zum jeweiligen Begleittext eintragen.

• Überschrift
Hier können Sie eine (zusätzliche) Überschrift für den Report hinterlegen.

• Text oberhalb/unterhalb
In diesen Eingabefeldern wird der Text eingegeben, der ober- bzw. unterhalb der OP-Aufzählung des jeweiligen Reports ausgegeben werden soll.

Hinweis: Innerhalb der Textfelder und der Überschrift können Sie bestimmte Daten über Makros bzw. Platzhalter einsteuern. Eine Auswahl der verfügbaren Makros erhalten Sie über ein Kontextmenü, wenn Sie mit der rechten Maustaste in das Text oben/unten-Eingabefeld klicken. Sie können das gewünschte Makro dann im Kontextmenü auswählen und in das Eingabefeld einfügen. Das eingefügte Makro wird dann bei der Reportausgabe durch die Personenkontendaten ersetzt. Beim Versand von Zahlungsavisen per E-Mail wird die Überschrift gemäß Reportausgabe auch als Betreff der E-Mail übernommen.

Für Begleittexte von Zahlungsavisen stehen auch das Makros für das SEPA-Mandat sowie IBAN und BIC der Bankverbindung des Personenkontos zur Verfügung. Falls eine Pre-Notifikation / Vorab-Ankündigung der SEPA-Lastschrift nicht bereits auf anderem Wege erfolgt (z.B. als Mitteilung auf der Rechnung), kann für diesen Zweck das Zahlungsavis mit entsprechend eingerichtetem Begleittext verwendet werden.