Nachdem Sie einen Mahnvorschlag als Mahnlauf abgespeichert haben muss als nächster Schritt die Erstellung der für den Fax-Versand notwendigen Dateien erfolgen. Dieser Schritt entspricht dem Druck bei Papiermahnungen.
Rufen Sie dazu den Punkt "Drucken/Erstellen" über das Menüband "Debitoren", dort unter "Mahnen > Mahnlauf > 3. Drucken/Erstellen" auf und wählen Sie den zu erstellenden Mahnlauf aus der Liste der aktuellen Mahnläufe aus.
Anschließend öffnet sich der Dialog "Mahnlauf drucken". Er entspricht dem Dialog "Mahnlauf anlegen" (siehe Abschnitt Mahnlauf anlegen), jedoch ist es nicht mehr möglich, Veränderungen an den OPs vorzunehmen, die entsprechenden Funktionen sind gesperrt.
Zur Erstellung der Mahnungen bei Fax-Mahnungen klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken und wählen anschließend – je nach Anforderungen der angebundenen Fax-Software – eine der folgenden Ausgabearten:
•die Ausgabeart "Drucker"
und anschließend den Fax-Drucker, wenn Ihre
Fax-Software per OCR-Erkennung die für das Fax relevanten Informationen aus der
Report-Ausgabe ausliest. Dabei ist zu beachten, dass diese Informationen als
Bild im Mahnreport vorliegen
•die Ausgabeart "PDF-Datei (Faxversand)"
wenn die Fax-Software die
Dokumente in einem Verzeichnis als PDF-Dateien erwartet und die Fax-Nr. aus dem
Dateinamen ausliest bzw. ggf. zusammen mit weiteren relevanten Informationen aus
der jeweiligen Steuerungsdatei.
Beim Drucken der Mahnungen mit der Ausgabeart "PDF-Datei" werden die einzelnen PDFs (und ggf. Steuerungsdateien) in das eingestellte Verzeichnis gemäß der Struktur <Pfad für Fax-Mahnung>\<Name des Mahnlaufs> geschrieben, ergänzt um die Datei ~MhngProtokoll.LOG , in der der Zeitpunkt des Erst- oder Wiederholungsdrucks enthalten ist sowie eine Auflistung der Konten, deren Mahnung wegen fehlender Fax-Nr. nicht erstellt werden konnte. Für diese Konten kann im Rahmen des Wiederholungsdrucks die Mahnung auf Papier gedruckt oder nach Hinterlegung der Fax-Nr. im Debitorenstamm noch einmal der PDF-Druck für den Mahnlauf erstellt werden.
Die Erstellung eines Mahnlaufs kann bis zum Versand jederzeit wiederholt werden, auch nach Schließen des Dialogs.
Wichtig: Mit Erstellung der Fax-Mahndateien sind Mahntexte, Mahnvorlagen und Fax-Nummern gemäßt der aktuellen Einstellungen in die Dateien übernommen worden. Bei Änderungen, insbesondere auch von Empfänger-Fax-Nummern, muss der jeweilige Mahnlauf neu erzeugt werden!
Der Mahnlauf bleibt nach der Erstellung noch solange bestehen, bis er über die Funktion "Mahnlauf freigeben" freigegeben wird. Erst mit der Freigabe wird der Mahnlauf gelöscht und Mahndatum und Mahnstufe der offenen Posten erhöht.
Hinweise: Sobald ein Mahnlauf gedruckt wurde sind die darin enthaltenen OPs solange für die Bebuchung gesperrt, bis der Mahnlauf freigegeben oder gelöscht wird.
Nach dem Druck kann ein Mahnlauf auch nicht mehr über die Funktion "Mahnlauf nachbearbeiten" geändert oder ihm neue OPs hinzugefügt werden. Falls dies nach dem Erstellen doch notwendig sein sollte, dann müssen Sie zunächst den Druck-Status über die "Mahnlauf rückgängig"-Funktion zurücksetzen, damit der Mahnlauf nachbearbeitet werden kann.