Eine Kostenart kann einer sogenannten Kostenartengruppe zugeordnet werden, die Kostenartengruppen können dann zur leichteren Verwaltung von Zeilenaufbauten bei den benutzerdefinierten Reports verwendet werden.
Wird im Zeilenaufbau der benutzerdefinierten Reports ein Eintrag „Gruppe Kostenart“ als Zeile eingefügt, so werden bei der Reporterstellung alle zu dieser Gruppe gehörenden Konten an der betreffenden Stelle eingelesen und ausgewertet. Somit entfällt das Aktualisieren der Aufbauten, sofern zu einer Kostenartengruppe neue Kostenarten hinzukommen. Details zu benutzerdefinierten Reports finden Sie in den Kapiteln Benutzerdefinierte Reports sowie Zeilenaufbauten bearbeiten.
Die Verwaltung der Kostenartengruppen ist unter "Stammdaten > Verwalten > Kostenartgruppen" zugänglich. Zum Anlegen von Kostenartengruppen ist in der Verwaltungstabelle die Nummer sowie die Bezeichnung einzutragen (die Zuordnung einer Kostenart zu einer Kostengruppe erfolgt in den Stammdaten der Kostenarten).
Die Gruppennummer und -bezeichnung ist auch dann noch änderbar, wenn die Gruppe bereits einer Kostenart zugewiesen ist. Das Löschen ist nur dann möglich, wenn einer Gruppe keine Kostenart zugewiesen ist.
Bei lizenzierter Hauptsitzverwaltung erfolgt die Pflege der Kostenartengruppen zentral, d.h. am Zentralmandanten werden die Kostenartengruppen verwaltet und zugewiesen, in den jeweils zugeordneten Mandanten sind diese Funktionen gesperrt. Bei Zuordnung eines Mandanten zu einem Zentralmandant erfolgt eine Prüfung der Kostenartengruppen. Es wird allerdings nicht überprüft, ob der zuzuordnende Mandant und der Zentralmandant jeweils die gleiche Gruppe bei einer Kostenart hinterlegt haben.