Buchungen aus wiederkehrenden Stapeln können ebenfalls mit einem Beleg verknüpft werden. Da die Stapelbuchungen nach der Verbuchung nicht aus dem wiederkehrenden Stapel entfernt werden, sondern darin für die nächste Verbuchung gem. eingestelltem Rhythmus erhalten bleiben, gelten im Zusammenhang mit dem Mini-DMS folgende Regeln:
•für die erstmalige Verbuchung wird der Status "geprüft" vorausgesetzt – dies gilt auch, wenn die Option ungeprüfte Eingangsbelege verbuchen aktiviert ist
•bei nachfolgenden Verbuchungen bleibt der Status "geprüft" erhalten, solange die Stapel-buchung unverändert ist
•beim Löschen der Stapelbuchung bleibt der bisher zugeordnete Beleg im Archivordner
•das Verhalten beim Ändern der Stapelbuchung hängt von den geänderten Feldern ab:
o wird ein anderer DMS-Beleg zugeordnet, dann wird der Status auf "ungeprüft" zurückgesetzt, der neue DMS-Beleg im Eingangs-Ordner gesucht und in den Ungeprüft-Ordner verschoben; der bisher verknüpfte DMS-Beleg bleibt im Archiv-Ordner
o wird ein anderes Personenkonto / Archiv-Konto zugeordnet, dann muss auch ein neuer DMS-Beleg zugeordnet werden
o wird weder der DMS-Beleg noch das Personenkonto / Archiv-Konto geändert, dann bleibt die Verknüpfung mit dem bisherigen DMS-Beleg und der Status "geprüft" erhalten
•bei der nachträglichen Zuordnung eines DMS-Belegs im Buchungen-suchen-Dialog muss dieser nicht wie bisher im Eingangs-Ordner abgelegt sein, sondern darf sich alternativ auch bereits im Archiv-Ordner befinden; in letzterem Fall wird der Status direkt auf "geprüft" gesetzt und der Archiv-Ordner muss zum in der Buchung beteiligten Personenkonto / Archiv-Konto passen.
Mit diesen Regeln werden folgende Ziele erreicht:
•eine wiederkehrende Stapelbuchung braucht – sofern sie unverändert bleibt – nur einmal mit einem DMS-Beleg verknüpft und nur einmal geprüft werden; bei nachfolgenden Verbuchungen werden sowohl die Belegverknüpfung als auch der Prüf-Status an die Nachfolge-Buchungen weitergegeben
•die Beleg-Recherche im Buchungen-suchen-Dialog bringt sowohl für die erstmalige Verbuchung als auch für die Nachfolge-Buchungen derselben wiederkehrenden Stapelbuchung denselben DMS-Beleg zur Ansicht.