Konfiguration

Zur Konfiguration sind mehrere Schritte notwendig:

Im Installationsmodul (db_inst.exe im syska ProFI-Installationsverzeichnis, Anmeldung als Administrator bzw. Datenbank-Besitzer) führen Sie folgende Schritte aus:

1. unter "Installation > DB-Struktur > Installation/Aktualisierung" aktivieren Sie die Lizenz mit freigeschalteter DMS-Anbindung gemäß den Angaben auf Ihrem Lizenzschein

2. unter "Installation > Organisieren > Einstellungen und Werte" hinterlegen Sie den folgenden Eintrag:
      Neuer Parameter   =   DMSTyp
      Neuer Wert   =   mini

3. unter "Benutzer > Verwalten > Modulberechtigungen" müssen nun noch die Modulberechtigungen für die Fibu entzogen und neu zugeteilt werden für diejenigen Benutzer, die mit einem oder mehreren Bereichen des Mini-DMS arbeiten werden.

Danach sind im Modul FIBU, separat für jeden Mandanten, noch die folgenden Stammdaten anzulegen und Einstellungen zu treffen:

1. unter "Stammdaten > Verwalten > Mini-DMS Belegprüfer" hinterlegen Sie Namen und E-Mail-Adressen derjenigen Personen, die als Empfänger der E-Mail-Benachrichtigung für die zu prüfenden Belege infrage kommen.

2. im zentralen Einstellungsdialog, dort unter "Allgemein > Firmeneinstellungen", aktivieren Sie die Option Dokumentenablage, tragen direkt daneben den gewünschten Pfad ein und erzeugen mit dem Symbol  rechts die für das Mini-DMS erforderliche Verzeichnisstruktur. Hierbei wird unterhalb des angegebenen Pfades automatisch folgende Struktur angelegt bzw. ergänzt:   
   > Archiv 
      > Ordner für den aktuellen Mandant (Ordnername gem. Nr. und Name)
         > Anlagegüter       
         > Debitoren
            > Ordner für jeden Debitor (Ordnername gem. Nr. und Kürzel)      
         > Kreditoren
            > Ordner für jeden Kreditor (Ordnername gem. Nr. und Kürzel)
         > Sachkonten       
   > Eingang        
   > Ungeprueft    
Die Struktur unterhalb des Ordners "Archiv" entspricht der Struktur für die "Dokumentenablage" ohne Mini-DMS; mit Mini-DMS kommen die Ordner "Eingang" und "Ungeprueft" dazu.

3. im zentralen Einstellungsdialog, dort unter "Fibu > Mini-DMS", legen Sie folgende Optionen fest:

•      Ungeprüfte Eingangsbelege verbuchen:
aktivieren Sie diese Option, falls auch solche Belege verbuchbar sein sollen, für die der Status noch nicht auf "geprüft" gesetzt wurde und die daher noch als "ungeprüft" gelten. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn Belege sehr kurzfristig verbucht und ausgeglichen werden müssen, so dass die Zeit für die Prüfung des Belegs nicht ausreicht.
Ist die Option nicht gesetzt, werden ungeprüfte Stapelbuchungen beim Verbuchen abgelehnt und ungeprüfte Belege aus dem Modul Rechnungseingangsbuch (REBU) können nicht in die FIBU übergeben werden.

•      Sachbuchungen prüfen:
auch Buchungen, bei denen kein Personenkonto angesprochen wird, können mit dem Mini-DMS verknüpft und demselben Workflow unterzogen werden wie die übrigen Mini-DMS-Belege. Aktivieren Sie hierzu diese Option.
Ist die Option nicht gesetzt, können solchen Buchungen zwar Mini-DMS-Belege zugeordnet werden, sind aber nicht zu prüfen.

•      Ohne Workflow:
ist diese Option aktiviert, wird der unterstützende automatische Ablauf zur Benachrichtigung des Belegprüfers und Verschiebung des zugeordneten Dokuments umgangen:

o  Der zugeordnete Beleg wird beim Holen automatisch auf "geprüft" gesetzt.

o  Der zugeordnete Beleg wird beim Speichern der Stapelbuchung automatisch direkt vom Eingangs- in den Archiv-Ordner verschoben.

o  Die zwingende Auswahl eines Belegprüfers wird unterdrückt.

o  Bei Bedarf kann aber über die Schaltfläche "Prüfer" ein Belegprüfer explizit zugeordnet werden, das Verbuchen des Belegs ist dann jedoch auch ohne vorherigen Mail-Versand möglich.

•      Betreff der DMS-Mail:
Zur Benachrichtigung der Personen, die die Belege prüfen sollen, sind im Rahmen des Workflows entsprechende E-Mails aus der Fibu zu verschicken. Hinterlegen Sie hier den Text, der für diese E-Mail-Benachrichtigungen als Betreff verwendet werden soll.

•      Inhalt der DMS-Mail:
hinterlegen Sie hier den eigentlichen Text für die Benachrichtigungs-Mail. Dabei können Sie auch verschiedene Makros einsetzen:

o  {Datei} bzw.   File://{Datei}   oder   "File://{Datei}"
als Platzhalter für Pfad und Dateiname des zugeordneten Beleg. Mit   File://{Datei}   erreichen Sie, dass Pfad und Dateiname in der E-Mail als Link dargestellt werden. Falls Pfad oder Dateiname ggf. Leerzeichen enthalten, verwenden Sie   "File://{Datei}"   . So kann der Mail-Empfänger den Beleg mit einem Klick aufrufen.

o  {Modul}
zeigt das Modul (Fibu oder Rebu) an, in dem der Beleg erfasst wurde

o  {Belegnummer}
zeigt den Inhalt des Felds "Belegnummer" aus der Erfassung des Belegs an