Flexibler Import

Erlaubt den Import von Konten und Buchungen über Textdateien.

Wichtig:         Eine Beschreibung der Importformate finden Sie im DOKU-Unterverzeichnis des Installationsverzeichnisses.
Neben dem Import über Textdateien können externe Systeme auch über eine COM-Schnittstelle ("OFCK") bzw. .NET-Assembly ("OFCK.NET", ggf. auch als Webservice) angebunden werden. Für Details zu den OFCK-Schnittstellen wenden Sie sich bitte an Ihren ProFI-Betreuer.

•      Buchungskreis
Nur verfügbar, wenn der Mandant mit unterschiedlichen Buchungskreisen eingerichtet ist.
Beim Import von Buchungen wird hierüber festgelegt, in welchen Buchungskreis der Import erfolgt.
Zusätzlich steht der Eintrag „gemäß Importdatei“ zur Verfügung: dieser legt fest, dass der Buchungskreis über die Importdatei gesteuert wird, dies setzt voraus, dass die Buchungskreisnummer als Feld in der Importdatei enthalten ist.

•      Importart
Auswahl der Art der zu importierenden Daten bzw. einer gespeicherten Konfiguration.
Hinweis: die Importart „Rechnungen“ bezieht sich auf das Zusatzmodul „Rechnungseingangsbuch“ und ist nur verfügbar, wenn dieses installiert ist.

•      Importverzeichnis:
Der Ablageort der Importdatei (direkte Eingabe des Pfades oder Auswahl mittels Lupensymbol oder F2-Taste). Das Standardverzeichnis kann im zentralen Einstellungsdialog voreingestellt werden.

•      Importdatei:
Der Name der TXT-Importdatei
(standardmäßig stapel.txt, deb.txt, kred.txt und sako.txt) (direkte Eingabe des Dateinamens oder Auswahl mittels Lupensymbol oder F2-Taste).

•      Strukturdatei:
Name der zu verwendenden Satzaufbau-Datei (direkte Eingabe der Datei oder Auswahl mittels Lupensymbol oder F2-Taste). Über die Schaltfläche „Aufbau“ können Sie eine neue Strukturdatei erstellen.
Das Standardverzeichnis kann im zentralen Einstellungsdialog voreingestellt werden.

•      Trennzeichen:
Das in der Importdatei verwendete Trennzeichen der Datensätze eines Importsatzes (Semikolon oder Tabulator).

•      Tausend-/Dezimaltrennzeichen:
Hier können Sie entsprechend Ihres verwendeten Zahlenformats die Tausender- und Dezimaltrennzeichen einstellen.

•      Stapel:
Wird nur angezeigt wenn es sich bei den zu importierenden Daten um Buchungen handelt.
Hier wird der Stapel eingestellt, in welchem die importierten Buchungen gespeichert werden. Der Stapel muss über die Fibu-Stapelverwaltung angelegt worden sein.

•      Option „Konten überschreiben“
Nur verfügbar, wenn Konten importiert werden sollen. Überschreibt die Einstellungen eines vorhandenen Kontos (gleiche Kontonummer) insofern diese nicht bereits bebucht wurden.
Mittels dieser Option ist es auch möglich, geänderte Datensätze an syska ProFI zu übergeben (z.B. bei Bezeichnungsänderung eines Kontos oder Adressänderungen bei Personenkonten)

•      Bankverbindungen:
Nur verfügbar, wenn Personenkonten importiert werden und die Option „Konten überschreiben“ gesetzt ist.
Über diese Einstellungen können Sie festlegen, wie mit übergebenen Bankverbindungen bei einem Personenkonto verfahren werden soll:

o  neu anlegen
Importierte Bankverbindungen werden zusätzlich angelegt. Falls die importierte Bankverbindung genau einer bereits eingetragen entspricht (KontoNr und BLZ gleich), dann wird diese überschrieben (z.B. geänderter Bankname)

o  neu anlegen und als präferiert setzen
Importierte Bankverbindungen werden neu (zusätzlich) angelegt und als „präferiert“ gesetzt, d.h. diese Bankverbindung ist die Standard-Personenkontobankverbindung beim Zahlungsverkehr.
Falls die importierte Bankverbindung genau einer bereits eingetragen entspricht (KontoNr und BLZ gleich), dann wird diese überschrieben (und präferiert gesetzt).

o  vorhandene überschreiben
Wenn noch keine Bankverbindung beim Personenkonto vorhanden ist, dann wird diese neu angelegt.
Wenn genau eine Bankverbindung beim Personenkonto vorhanden ist, dann wird diese Bankverbindung mit der importierten überschrieben (d.h. Kontonummer, BLZ, Bankname werden geändert).
Wenn mehrere Bankverbindungen beim Personenkonto vorhanden sind, dann wird die präferierte Bankverbindung überschreiben (und wieder als präferiert gesetzt).
Wenn mehrere Bankverbindungen beim Personenkonto vorhanden sind und keine davon präferiert ist, dann wird die importierte Bankverbindung neu angelegt und als präferiert gesetzt.

•      Option „EURO FIBU-Importformat“
Siehe entsprechendes Kapitel in der Formatbeschreibung.

Importeinstellungen abspeichern

Im Dialog des Flexiblen Imports können zusätzlich zu den Standardeinträgen in der Auswahlliste “Art“ eigene Einträge definiert und abgespeichert werden. Dabei werden die im Dialog getroffenen Einstellungen und Optionen wie verwendete Strukturdatei, Trennzeichen etc. gespeichert und bei Auswahl der selbstdefinierten Einstellung wieder voreingestellt. Ein selbst erstellter Eintrag kann später wieder verändert und mit Änderungen erneut gespeichert werden.

Das Speichern der Einstellungen erfolgt über die Schaltfläche „Einstellungen speichern“, dabei ist der Name der neuen Einstellung anzugeben. Die gespeichert Einstellung steht danach in der Auswahlliste „Importart“ zur Verfügung. Eine gespeicherte Einstellung kann über das Symbol  neben der Auswahlliste gelöscht werden.

Hinweis:        Die 4 Standardeinträge (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten und Stapelbuchungen) lassen sich nicht abgeändert abspeichern - sie werden immer mit den Standardwerten eingelesen.

Besonderheiten bei der Importart "Rechnungen"

Abweichend von den übrigen Importarten greifen die Einstellungen "Importdatei verschieben" und "Importdatei umbenennen" (vgl. Abschnitt Bereich Pfade) auch im Falle eines Imports mit Fehlern. Damit die unvollständig eingelesene Datei eindeutig identifizierbar ist, wird dem Dateinamen der Hinweis "Fehler-" vorangestellt. Damit kann beim Einlesen von Belegen für das Modul REBU (Rechnungseingangsbuch) ein unbeabsichtigtes erneutes Einlesen von Dateien ausgeschlossen werden – nicht nur bei vollständig importierten Dateien, sondern auch im Falle eines Imports mit Fehlern.