Anzahlungen

Die Behandlung von Anzahlungen mit Anzahlungsrechnungen und einer Schlussrechnung wird im Folgenden für den debitorischen Fall erklärt. Der kreditorische Fall entspricht dem debitorischen Fall, aber mit anderen Konten.

Bei diesem Verfahren gilt für die Anzahlungsrechnungen IST-Versteuerung, d.h. die Steuer wird erst bei der Zahlung fällig, spätestens jedoch mit der Schlussrechnung.

Hinweis: Anzahlungsrechnungen im Zusammenhang mit EG-Erlösen können in der Zusammenfassenden Meldung nicht abgebildet werden. In solchen Fällen empfehlen wir entweder, die Anzahlungsrechnungen wie gewohnt zu buchen und die ZM ggf. manuell abzuändern, oder auf die Anzahlungsautomatik zu verzichten.

Zur Verbuchung von Anzahlungsrechnungen mit nicht-fälliger Steuer werden mindestens diese Konten benötigt:

• Ein Erlöskonto (Kontenrahmen SKR03 z.B. 8400, in der Regel bereits vorhanden) mit der Kontenkennung "Erlöskonto" oder "Erlöskonto (EG)".

• Ein Konto für die erhaltenen Anzahlungen (Kontenrahmen SKR03 z.B. 1718). Dieses wird als Bilanzkonto mit der Kontenkennung "Erlöse (erhaltene Anzahlungen)" und der entsprechenden Umsatzsteuerkennziffer angelegt. Zusätzlich ist als Gegenkonto das zugehörige Erlöskonto anzugeben, auf das später die automatische Umbuchung erfolgt.

• Ein Konto für die gestellten Anzahlungsrechnungen (Kontenrahmen SKR03 z.B. 1390). Dieses wird als Bilanzkonto mit der Kontenkennung "Erlöse (gestellte Anzahlungsrechnung)" angelegt. Im Sachkontenstamm muss diesem Konto als Anzahlungskonto das oben angelegte Konto für erhaltende Anzahlungen (im Beispiel 1717) zugewiesen werden. Des Weiteren muss die zu verwendende Steuerart hinterlegt sein (z.B. "Umsatzsteuer Regel").

• Ein Steuerkonto für fällige (d.h. reguläre) Umsatzsteuer (Kontenrahmen SKR03 z.B. 1776).

• Ein Steuerkonto für noch nicht fällige Umsatzsteuer (Kontenrahmen SKR03 z.B. 1766). Dieses wird mit der Kontenkennung "Steuerkonto (noch nicht fällig)" angelegt.

• Ein Skontokonto für Skonti mit fälliger Umsatzsteuer (Kontenrahmen SKR03 z.B. 8736).

• Ein Skontokonto für Skonti mit noch nicht fälliger Umsatzsteuer (Kontenrahmen SKR03 z.B. 8739). Dieses wird mit der Kontenkennung "Skontokonto (noch nicht fällig)" angelegt, außerdem muss die zu verwendende Steuerart hinterlegt werden (z.B. Umsatzsteuer Regel).

• Nachdem die Konten angelegt worden sind, müssen Sie jetzt im Menüband Stammdaten, dort unter "Steuer > Steuersätze" dem Steuersatz, der für die Anzahlungsrechnungen verwendet wird (z.B. Umsatzsteuer Regel) die Steuer- und Skontokonten mit noch nicht fälliger Umsatzsteuer zuweisen:
In der Spalte "Steuerkonto (noch nicht fällig)" wird das oben angelegte Steuerkonto eingestellt.
In der Spalte "Skontokonto (noch nicht fällig)" tragen Sie das oben angelegte Skontokonto für Skonti mit nicht fälliger Steuer ein.

Diese Vorbereitungen sind notwendig, damit die im folgenden Beispiel beschriebenen Buchungsabläufe durchgeführt werden können. Es werden dabei die oben genannten Konten verwendet.

• Schlussrechnung über zusätzlich 23800.- brutto, d.h. Gesamtrechnungsbetrag ist 47600.- brutto

Anzahlung 1 wird gestellt: 10000 an 1390 über EUR 11900.-.
Die Steuer wird automatisch auf das Konto 1766 gebucht.

Wichtig: Diese Buchung muss mit der Buchungsart "Anzahlungsrechnung" gebucht werden, dabei muss ein Anzahlungsfall neu angelegt und der Buchung zugeordnet werden (vgl. Kapitel Eingaben in der Buchungsmaske Abschnitt AZ-Vorfall)!

Diese Buchung löst folgende automatischen Buchungen aus:
1390 an 1718 10000.-
1766 an 1776 1900.-

Anzahlung 2 wird gestellt: 10000 an 1390 mit Betrag 11900.-
Die Steuer wird automatisch auf das Konto 1766 gebucht.

Als Buchungsart muss "Anzahlungsrechnung" verwendet werden, dabei muss die bei Buchung 1 angelegte Anzahlungsvorgangsnummer angegeben werden.

Diese Buchung löst folgende automatischen Buchungen aus:
1390 an 1718 10000.-
1766 an 1776 1900.-

Die Schlussrechnung wird gestellt: 10000 an Erlöse mit Betrag 23200.-
Die Steuer wird automatisch auf das Konto 1776 gebucht.

Als Buchungsart muss "Anzahlungsschlussrechnung" verwendet werden, dabei muss die bei den Anzahlungsrechnungen verwendete Anzahlungsvorgangsnummer angegeben werden!

Die Buchung der Schlussrechnung löst die automatische Umbuchung der erhaltenen Anzahlungen auf das Erlöskonto aus:

von Anzahlungsrechnung 1: 1718 an 8400 10000.-
von Anzahlungsrechnung 2: 1718 an 8400 10000.-

• Die automatische Umbuchung der erhaltenen Anzahlungen auf das Erlöskonto erfolgt, sobald die Schlussrechnung gebucht wird. Sollten zu diesem Zeitpunkt die Anzahlungsrechnungen noch nicht (vollständig) bezahlt sein, so wird durch die automatische Umbuchung zusätzlich auch die Steuer der noch offenen Anzahlungs-OPs auf "fällige Steuer" umgebucht.

• Für die Stellung der Schlussrechnung muss das gleiche Erlöskonto verwendet werden, welches dem Konto "erhaltene Anzahlungen" als Gegenkonto hinterlegt wurde, da das dort hinterlegte Gegenkonto die Schlussrechnungsumbuchung steuert!

• Falls Sie die Schlussrechnung auf mehrere Erlöskonten aufteilen wollen, so müssen Sie pro benötigtem Schlussrechnungserlöskonto jeweils ein Konto "erhaltene Anzahlungen" und "gestellte Anzahlungsrechnungen" anlegen, welchem Sie das Erlöskonto als Gegenkonto hinterlegen. Sie buchen in diesem Fall dann die Anzahlungs- bzw. Schlussrechnung als Splittbuchung ein, die automatische Schlussrechnungsumbuchung erfolgt dann ebenfalls als Splittbuchung.