Gestellte / Erhaltene Anzahlungsrechnungen sowie erhaltene / geleistete Anzahlungen fließen üblicherweise auf Bilanzkonten, die standardmäßig keine Verbindung zur Kostenrechnung haben. Im Sachkontenstamm können bei Bedarf jedoch auch diese Konten als Kostenkonten deklariert werden.
Daraus ergeben sich 2 Varianten für die Handhabung der Kosten bei Anzahlungs-Fällen.
Hinweis: Beschrieben wird im Folgenden der debitorische Fall. Die Informationen gelten analog auch für den kreditorischen Fall.
Kostenbuchungen in sämtlichen Schritten des Gesamtablaufs
Bereits die Anzahlungsrechnungen werden mit Kostenbuchung erfasst oder per OFCKS.NET-Integration übergeben. Bei der Zahlungsbuchung für einen Anzahlungsrechnungs-OP wird auch die Kostenbuchung entsprechend auf das Anzahlungskonto umgebucht (sowie ggf. auf das nicht-fällige Skontokonto).
Voraussetzung hierfür ist, dass zusätzlich zu den Schlussrechnungskonten (Erlöse, Skontokonto) auch die Sachkonten für die Anzahlungsrechnungen und für die Anzahlungen (sowie das nicht-fällige Skontokonto) als Kostenkonto deklariert sind.
Für die Erzeugung der Kostenbuchungen in den einzelnen Schritten des Gesamtverfahrens wird dabei wie folgt vorgegangen:
1. Anzahlungsrechnung:
die
Kostenzuordnung muss mitgegeben werden.
2. Anzahlung (autom. Umbuchung
im Rahmen der Zahlung):
die Kostenart
zur Anzahlungsrechnung wird entlastet (durch Neutralisierung der Kostenbuchung
aus der Anzahlungsrechnung) und die Kostenzuordnung für die Anzahlung (ggf. auch
für einen Skontoabzug) entsprechend der Einstellung "Übergabe an KORE Plus: Wie
Ursprungs-OP aufteilen | immer Schablone verwenden | immer manuelle Eingabe
verlangen" vorgenommen.
3. Schlussrechnung, autom. Umbuchung der
noch offenen Anzahlungsrechnungen:
analog zur autom. Umbuchung im
Rahmen der Zahlung.
4. Schlussrechnung, autom. Umbuchung der
Anzahlungen:
die Kostenart zu den
Anzahlungen wird entlastet und die Kostenzuordnung für die
Erlös-/Aufwands-Umbuchung entsprechend der Schlussrechnungs-Kostenbuchung
vorgenommen.
Wichtiger Hinweis: Wie gewohnt gilt die Regel "Buchungen auf Kostenkonten brauchen zwingend Infos zur Kostenzuordnung". Dies bedeutet für Anzahlungskonten, die als Kostenkonten eingestellt sind, in Kombination mit der Buchungsart "Anzahlungsschluss mit AZ" für die Schlussrechnungen:
Bei dieser Schlussrechnungs-Variante sind wie gewohnt in der Buchung die zum Anzahlungsfall dazugehörenden Anzahlungsrechnungen als Abzüge unter Verwendung des Anzahlungskontos anzugeben. Sind die Anzahlungskonten als Kostenkonten deklariert, so sind für diese Abzüge auch die Kosteninformationen zu erfassen.
Dies gilt gleichermaßen für solche Anzahlungsschlussrechnungen, die per OFCKS.NET-Integration oder eine Schnittstelle in die FIBU gelangen (OFCKS.NET-Buchungarten "baAZSchlussKomplettMitAZ", "baAZStornoSchlussKomplettMitAZ"). Eine Umstellung auf durchgängige Kostenbuchungen kann deshalb Änderungen in Ihrer Schnittstelle vom Vorsystem erfordern!
Kostenbuchungen erst mit der Schlussrechnung
Bei dieser Variante sind nur die GuV-Konten (Erlöse, Aufwand, Skonto) für die Schlussrechnung als Kostenkonto deklariert.
Kostenbuchungen werden erst mit der Schlussrechnung (die ja auf normale Erlöskonten erfolgt) erfasst. Zusätzlich werden bei der automatischen Umbuchung der erhaltenen Anzahlungen auf Erlöse automatisch auch Kostenbuchungen für die umgebuchten Anzahlungen erzeugt, die Kostenaufteilung erfolgt gemäß der Kostenaufteilung in der Schlussbuchung.
Falls Sie für die Kostenrechnungsübergabe aus OPos (für Skontobuchungen etc.) die OPos-Einstellung "Wie Ursprungs-OP aufteilen" verwenden, dann ist bei der Bezahlung von Anzahlungsrechnungs-OP (nicht Schlussrechnungs-OPs!) folgendes zu beachten:
Wenn Sie den Ausgleich mit Skonto buchen und das nicht-fällig-Skontokonto ist als Kostenkonto gekennzeichnet, so wird zunächst keine Kostenbuchung für die Skontobuchung erzeugt, da ja die Anzahlungsrechnung ohne Kostenbuchung eingebucht und somit keine Ursprungskostenbuchung vorhanden ist. Sie haben in diesem Fall zwei Möglichkeiten, wenn diese Skontobuchungen trotzdem mit Kostenbuchung erfolgen sollen:
a. Setzen Sie in den globalen OPos-Einstellungen für die Kostenrechnungsübergabe zusätzlich die Option "Manuell nacherfassen, wenn keine Originalbuchung vorhanden". In diesem Fall wird bei solchen Skontobuchungen beim OP-Ausgleich zusätzlich die Kostenbuchungsmaske geöffnet, über die sie die Kostenbuchung erfassen können. Dies ist der einfachste Weg.
b.
Sie kennzeichnen das Konto für gestellte Anzahlungen (im Beispiel oben das Konto
1390) als Kostenkonto, damit erfolgt bei Eingabe der Anzahlungsrechnung eine
Kostenbuchung, die später Grundlage für die Kostenbuchung der Skontobuchung ist.
Sie müssen bei dieser Variante in den Kostenrechnungsauswertungen jedoch
beachten, dass Sie die Erlöse nicht doppelt in Ihren Auswertungen einfließen
lassen, da ja bei Stellung der Schlussrechnung über die Umbuchung der
Anzahlungsrechnung auf Erlöse die eigentliche Kostenbuchung erzeugt
wird.