Checkliste zum Einstieg

Falls Sie neben der Finanzbuchhaltung noch andere Zusatzmodule wie Anlagenbuchhaltung, Kostenerfassung bzw. Kostenrechnung verwenden, beachten Sie auch die Hinweise zu diesen Modulen am Ende der Checkliste.

Beachten Sie, dass die einzelnen Schritte in der Regel aufeinander aufbauen. Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass die Programmdateien der ProFI Fibu und eventueller Zusatzmodule installiert, die Datenbankinstallation vorgenommen und mindestens ein Mandant angelegt wurde. Des Weiteren muss mindestens ein Benutzer eingerichtet und mit Benutzerrechten für den Mandant versehen worden sein. Hinweise zu diesen Schritten finden Sie im Installationshandbuch.

Nach diesen Vorarbeiten können Sie die weiteren Einstellungen im Fibu-Modul vornehmen. Starten Sie dieses über die von der Installation eingerichteten Programmsymbole und melden Sie sich an. Die Konfiguration wird in einem zentralen Einstellungs-Dialog im Modul-Menü „Finanzbuchhaltung“, Unterpunkt "Einstellungen" getroffen, sofern bei den einzelnen Punkten unten nichts anderes angegeben ist.

•      Füllen Sie die Angaben im Einstellungs-Bereich Firmendaten aus, tragen Sie auch Ihre UStID-Nummer sowie die Finanzamtsinformationen ein.

•      Setzen Sie im Einstellungs-Bereich Firmeneinstellungen die Einstellungen für die Buchungsweise (periodenbestimmt/periodenfrei) sowie für das landesspezifische Verhalten.
Wichtiger Hinweis: Diese Einstellungen können nach der ersten Buchung nicht mehr geändert werden. Erläuterungen dazu finden Sie im Kapitel "Einstellungen".

•      Setzen Sie im Einstellungs-Bereich Firmeneinstellungen ebenfalls die Option "OPs erzeugen" (außer Sie buchen ohne Offene Posten für Personenkonten).
Wenn Sie Zusatzmodule wie Anlagenbuchhaltung oder Kostenrechnung verwenden, müssen Sie diese ebenfalls aktivieren und ggf. ein Startdatum eingeben. Hinweise dazu finden Sie in den Handbüchern der Zusatzmodule sowie im Abschnitt Firmeneinstellungen der Hilfe.
Wichtiger Hinweis: Da die Einstellungen für die Zusatzmodule nach dem Speichern nicht mehr änderbar sind, empfehlen wir dringend, diese Einstellungen erst dann zu setzen, wenn Sie sich in den Handbüchern der weiteren Module informiert haben.

•      Falls Sie mit Fremdwährungen buchen, müssen Sie die ISO-Kürzel der zu verwendenden Fremdwährungen in der Währungsverwaltung (Menüband "Stammdaten") eintragen.

•      Wenn Sie Geschäftsjahre vor dem 01.01.2002 angelegt haben: Überprüfen Sie in der EWS-Teilnehmertabelle (im ProFI-Installationsmodul unter "Sonstiges > EWS-Teilnehmer") die angelegten Euro-Wechselkurse sowie die Währungskennzeichen. Achten Sie besonders darauf, dass die Währungskennzeichen der EWS-Währungen identisch mit den verwendeten sind (z.B. DM/DEM).

•      Setzen Sie im Einstellungs-Dialog die Benutzereinstellungen nach Ihren Präferenzen.

•      Überprüfen (und ergänzen Sie gegebenenfalls) die Steuersätze (Menüband "Stammdaten > Steuer"). Für jeden Steuersatz wird in der Regel ein eigenes Steuer- und Skontokonto benötigt. Wenn Sie abweichende/zusätzliche Steuer- und Skontokonten benötigen, müssen Sie diese vorher anlegen.
Falls Sie den DATEV-Export nutzen: Tragen Sie die DATEV-Kennungen für die Steuerschlüssel in den Steuerarten ein und achten Sie auf DATEV-konforme Steuer-/Skontokonten. Weiter Hinweise finden Sie im Kapitel DATEV-Schnittstelle .

•      Nachdem Sie die von Ihnen benötigten Steuersätze angelegt haben, können Sie den Sachkontenrahmen anpassen. Das System benötigt einige Standardkonten (z.B. für Währungsgewinn/-verlust, Sammelkonten für Forderungen/Verbindlichkeiten, Saldovortragskonto). Sie können die Einstellungen für die Standardkonten im Einstellungs-Dialog überprüfen. Wenn Sie einen Standardkontenrahmen bei der Installation ausgewählt haben, sind diese bereits angelegt. Falls Sie andere Standardkonten verwenden wollen, müssen Sie entsprechende Konten anlegen und in den Standardkonten zuweisen.
Falls Sie mehrere Sammelkonten für Forderungen/Verbindlichkeiten verwenden möchten (z.B. für inländische/ausländische Forderungen/Verbindlichkeiten), so legen Sie diese zusätzlich an, Sie benötigen sie später bei der Debitoren-/Kreditorenanlage.
Zusätzlich können Sie bei Bedarf weitere Saldovortragskonten (diese werden für die Eröffnungsbuchungen verwendet) anlegen.
Falls Sie den DATEV-Export nutzen: Achten Sie bei der Kontoanlage auf DATEV-konforme Nummernkreise und setzen Sie die DATEV-Automatik(AM/AV)-Kennungen bei den entsprechenden Konten. Bei welchen dies nötig ist, können Sie aus dem von der DATEV herausgegebenen DATEV-Kontenrahmenbeschreibung entnehmen.

•      Überprüfen und ergänzen Sie die Umsatzsteuervoranmeldungs-Kennziffern (UStVA-Kz.) bei den Sachkonten (Hinweis: eine schnelle Übersicht erhalten Sie mit Hilfe des Reports "Sachkontenplan", dort sind die eingetragenen UStVA-Kz. aufgeführt).
Weitere Informationen zur Umsatzsteuervoranmeldung finden Sie im Abschnitt "Umsatzsteuervoranmeldung".

•      Wenn Sie mit dem OPos-Zahlungsverkehr arbeiten wollen, ist es notwendig, dass Sie den Fibu-Finanzkonten die zugehörige eigene Bankverbindung (d.h. Bankkontonummer, BLZ, ggf. IBAN/BIC und Bankname) zuweisen. Dies erfolgt im Menüband "Stammdaten" bei "Bankverbindung".

•      Wenn Sie mehrere Sprachen für Mahnungen verwenden wollen, so legen Sie diese an (Menüband "Stammdaten", "Sprachen"). Sie benötigen mehrere Sprachen, wenn Sie fremdsprachige Mahnungen oder unterschiedliche Mahntexte für verschiedene Kundengruppen verwenden möchten (letzteres ist nicht mit unterschiedlichen Mahnstufen zu verwechseln, mahnstufenbezogene Texte werden innerhalb einer Mahnsprache zusätzlich definiert).

•      Falls Sie mit Zahlungszielen arbeiten, so legen Sie diese ebenfalls unter "Zahlungsziele" im Menüband "Stammdaten" an. Zahlungsziele werden für die Debitoren-/­Kreditorenanlage benötigt.

•      Falls Sie mit Fremdwährungen buchen, legen Sie die von Ihnen benötigten Währungen an (Menüband "Stammdaten"). Fremdwährungen bzw. Kurse können auch später nachgepflegt/importiert werden. Sollen jedoch Fremdwährungen bei Debitoren-/­Kreditoren als Standardwährung hinterlegt werden, muss die jeweilige Währung vorher angelegt werden.

•      Legen Sie Ihre Debitoren und Kreditoren an (Menüband "Konten") und weisen Sie ihnen ggf. Zahlungsziel, Sprache, Bankverbindung und Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto (wenn Sie mit mehreren Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten arbeiten) zu.
Wichtiger Hinweis: Achten Sie auch darauf, die Einstellungen für Zahlungsart und Mahnbarkeit richtig zu setzen, da diese Einstellungen Auswirkungen auf die OP-Erzeugung und im OPos-Modul auf den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen haben.
Falsche bzw. fehlende Einstellungen führen in der Regel dazu, dass später manuelle Nacharbeit erforderlich ist!
Falls Sie den DATEV-Export nutzen: Achten Sie bei der Kontoanlage auf DATEV-konforme Nummernkreise.

•      Passen Sie den Bilanz- und GuV-Aufbau an (Menüband "Stammdaten", dort unter "Auswertungen > Aufbau"). Wenn Sie neue Konten angelegt haben, müssen Sie diese zuerst in den Bilanz- bzw. GuV-Aufbau aufnehmen, bevor Sie die Auswertungen aufrufen können.

•      Falls Sie die Lizenzoption "Buchungskreise" lizenziert haben: Definieren Sie die von Ihnen gewünschten Buchungs- und Auswertungskreise im Menüband "Stammdaten".

•      Falls Sie Ihre Buchungen mit Kategorien kennzeichnen möchten: Legen Sie die benötigten Kategorien an (Menüband "Stammdaten", dort unter "Verwalten > Kategorien").

•      Falls gewünscht: Legen Sie vordefinierte Buchungstexte an (Menüband "Stammdaten", dort unter "Verwalten > Buchungstexte").