Anlage und Verwaltung von Buchungskreisen erfolgen im Fibu-Modul im Menüband "Stammdaten", dort unter "Buchungskreise > Einrichten" (siehe Kapitel Buchungskreise verwalten). Die für den jeweiligen Mandanten definierten Buchungskreise gelten für alle Module (Ausnahme: Kostenrechnung). Ein einmal bebuchter Buchungskreis kann nicht mehr gelöscht werden.
Jede Buchung ist immer genau einem Buchungskreis zugeordnet, (Um-)Buchungen zwischen zwei Kreisen sind nicht möglich. Innerhalb einer Buchung (d.h. auch bei Splittbuchungen) kann immer nur ein Buchungskreis verwendet werden.
Für Offene Posten gilt, dass Ein- und Ausbuchung immer im selben Buchungskreis erfolgt: der OP erhält (entsprechend dem bei der Buchungserfassung angegebenen Buchungskreis) einen Buchungskreis hinterlegt, dieser wird dann auch für die Ausbuchung herangezogen. Wird ein OP-Ausgleich über die Fibu gebucht, dann stehen nur diejenigen OPs im Ausgleich zur Verfügung, die dem verwendeten Buchungskreis zugeordnet sind.
Zur Absicherung der Buchungskreise ist es möglich, Benutzerberechtigungen für den jeweiligen Buchungskreis zu vergeben, d.h. nur berechtigte Benutzer können den Buchungskreis verwenden.
Hinweis: Automatik- und Systembuchungen sind von Benutzerberechtigungen ausgenommen.
Des Weiteren ist es möglich, Sachkonten für bestimmte Buchungskreise zu sperren, damit diese nicht versehentlich mit dem falschen Buchungskreis bebucht werden können. Die Buchungskreissperre kann in der Sachkontenkarte des betreffenden Kontos gesetzt werden.