Ablauf – Schritt 1: Erfassung der Belege

Die Verknüpfung der eingehenden kreditorischen Belege für das Mini-DMS erfolgt während der Erfassung der Belege in der FIBU oder im Rechnungseingangsbuch (REBU).

In der Stapel-Buchungsmaske der FIBU sowie im REBU im "Rechnung bearbeiten"-Dialog stehen Schaltflächen für die Zuordnung zum Mini-DMS zur Verfügung:

•      Holen:
öffnet einen Windows-Verwaltungsdialog und zeigt den Inhalt des Eingangs-Ordners innerhalb der Mini-DMS-Ordnerstruktur an. Die Auswahl ist zunächst eingeschränkt auf "PDF-Dateien (*.pdf)", dies kann bei Bedarf auf "Alle Dateien (*.*)" umgestellt werden. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK".

•      Prüfer:
öffnet den Dialog zur Auswahl der Person, die als Prüfer die E-Mail-Benachrichtigung erhalten soll. Hier können Sie die zugeordnete Person noch einmal einsehen und bei Bedarf ändern.

•      Status:
der Status eines neu zugeordneten Beleges ist zunächst "ungeprüft" und wird in der Form  dargestellt.

Zusätzlich in der FIBU-Buchungsmaske:

•      Konto:
hier können Sie bei Buchungen ohne Personenkonto festzulegen, in welchem Sachkonto-Ordner später der geprüfte Beleg abgelegt werden soll. Belege für Buchungen mit Personenkonto werden im Ordner des bebuchten Personenkontos abgelegt.

Klicken Sie im Verlauf der Erfassung derjenigen Belege, die Sie mit dem Mini-DMS verknüpfen möchten, auf den Button Holen und ordnen die gewünschte Datei zu. Im Anschluss wird direkt die Auswahl des Belegprüfers geöffnet. Zur Auswahl stehen alle Einträge, die unter "Stammdaten > Verwalten > Mini-DMS Belegprüfer" hinterlegt wurden.
Die zugeordnete Datei wird automatisch vom Ordner "Eingang" in den Ordner "Ungeprueft" verschoben.
Es besteht keine Pflicht zur Zuordnung einer Datei zu einer Buchung. Ist der neu erfasste Beleg bereits gespeichert und Sie möchten nachträglich eine Datei für das Mini-DMS zuordnen, rufen Sie den Beleg zum Ändern auf und gehen dann vor wie oben beschrieben.
Wird der Beleg aus der Stapel-Buchungsmaske oder der REBU-Hauptmaske gelöscht, so wird die zugeordnete Datei automatisch zurück in den Ordner "Eingang" verschoben.

Sind alle relevanten Belege in der Stapel-Buchungsmaske bzw. im REBU erfasst, versenden Sie über die Schaltfläche DMS-Mails gesammelt alle ausstehenden Benachrichtigungen an die jeweils hinterlegten Belegprüfer. Diese Schaltfläche finden Sie in der Fibu im Dialog "Stapel bearbeiten" und im Rebu im Dialog "Hauptmaske".