Um mehrere Kostenträger auf einmal zu archivieren steht Ihnen die Funktion "Kostenträger archivieren" unter "Buchen > Archivieren > Kostenträger" zur Verfügung.
Hinweis: Ein einzelner Kostenträger kann auch über die Kostenträgerkarte archiviert werden, siehe "Option Archivjahr" unter Kostenträger anlegen".
Wichtig:
Eine Archivierung ist nicht mehr rückgängig zu machen!
Archivierte
Kostenträger können nicht mehr bebucht werden und werden auch in den
Kostenträgerkarteien nicht mehr angezeigt.
Zudem können archivierte
Kostenträger aus Kostenträgerbereichsaufbauten, in denen sie zum Zeitpunkt
der Archivierung enthalten waren, nicht mehr entfernt werden.
Im Gegensatz zum Archivieren von einzelnen Kostenträgern kann hier keine Auswahl des Archivierungsjahres vorgenommen werden, die Kostenträger werden immer zum nächsten abzuschließenden Geschäftsjahr archiviert. Das Archivierungsjahr wird Ihnen überhalb der Tabelle angezeigt.
Nach Aufruf des Dialogs können Sie folgende Einschränkungen vornehmen:
•Nummer von/bis:
Einschränkung auf bestimmte Kostenträgernummern.
Beachten Sie, dass die Kostenträgernummern alphanumerisch sind und Sie ggf.
führende Nullen mit eingeben müssen.
•Belegdatum bis:
Es wird auf solche Kostenträger eingeschränkt, die nur
Buchungen bis zum angegebenen Belegdatum enthalten.
•Zuletzt bebucht:
Es wird auf solche Kostenträger eingeschränkt, auf
denen nur Buchungen bis zum angegebenen Buchungsdatum erfolgt sind.
Nach Anklicken der Schaltfläche Füllen wird die Tabelle mit den Kostenträgern, die den Einschränkungskriterien entsprechen, gefüllt.
Nach dem Füllen sind zunächst alle Einträge markiert. Wenn Sie bestimmte Kostenträger in der Tabelle von der Archivierung ausnehmen möchten, so können Sie diese durch Anklicken mit gedrückt gehaltener STRG-Taste abwählen.
Die Archivierung wird über die Schaltfläche OK gestartet.
Von der Archivierung sind folgende weitere Einstellungen betroffen, wenn der zu archivierende Kostenträger dort verwendet wird:
•Plan- und Prognosewerte für den zu archivierenden Kostenträger
•Kostenträgerbereichsaufbauten.
Überprüfen Sie diese Einstellungen nach erfolgter Archivierung.
Hinweis: Archivierte Kostenträger können nicht mehr aus Kostenträgerbereichsaufbauten, in denen sie sich zum Zeitpunkt der Archivierung befunden haben, entfernt werden, da nur so sichergestellt ist, dass Auswertungen in Zeiträume vor der Archivierung noch durchgeführt werden können. Falls Sie Kostenträgerbereiche ohne archivierte Kostenträger verwenden möchten, erstellen Sie vor der Archivierung eine Kopie des Aufbaus und entfernen Sie in dieser die zu archivierenden Kostenträger aus der Zuordnung. Werden nun die Kostenträger archiviert, dann sind diese im kopierten Aufbau nicht mehr zugeordnet, sondern werden als "ohne Zuordnung" angezeigt.