Um mehrere Kostenstellen auf einmal zu archivieren, steht Ihnen die Funktion "Kostenstellen archivieren" unter "Buchen > Archivieren > Kostenstellen" zur Verfügung.
Hinweis: Eine einzelne Kostenstelle kann auch über die zugehörige Kostenstellenkarte archiviert werden, siehe "Option Archiv" unter Kostenstellen anlegen".
Wichtig:
Eine Archivierung ist nicht mehr rückgängig zu machen!
Archivierte
Kostenstellen können nicht mehr bebucht werden und werden auch in den
Kostenstellenkarteien nicht mehr angezeigt.
Zudem können archivierte
Kostenstellen aus Kostenstellenbereichsaufbauten, in denen sie zum
Zeitpunkt der Archivierung enthalten waren, nicht mehr entfernt
werden.
Im Gegensatz zum Archivieren von einzelnen Kostenstellen kann hier keine Auswahl des Archivierungsjahres vorgenommen werden, die Kostenstellen werden immer zum nächsten abzuschließenden Geschäftsjahr archiviert. Das Archivierungsjahr wird Ihnen überhalb der Tabelle angezeigt.
Nach Aufruf des Dialogs können Sie folgende Einschränkungen vornehmen:
•Nummer von/bis:
Einschränkung auf bestimmte Kostenstellennummern.
•Belegdatum bis:
Es wird auf solche Kostenstellen eingeschränkt, die
nur Buchungen bis zum angegebenen Belegdatum enthalten.
•Zuletzt bebucht:
Es wird auf solche Kostenstellen eingeschränkt, auf
denen nur Buchungen bis zum angegebenen Buchungsdatum erfolgt sind.
Nach Anklicken der Schaltfläche Füllen wird die Tabelle mit den Kostenstellen, die den Einschränkungskriterien entsprechen, gefüllt.
Nach dem Füllen sind zunächst alle Einträge markiert. Wenn Sie bestimmte Kostenstellen in der Tabelle von der Archivierung ausnehmen möchten, so können Sie diese durch Anklicken mit gedrückt gehaltener STRG-Taste abwählen.
Die Archivierung wird über die Schaltfläche OK gestartet.
Von der Archivierung sind folgende weitere Einstellungen betroffen, wenn die zu archivierende Kostenstelle dort verwendet wird:
•Plan- und Prognosewerte für die zu archivierende Kostenstelle
•Zulässige Kostenarten-/Kostenstellenkombinationen
•Umlagen
•Kostenstellenbereichsaufbauten.
Überprüfen Sie diese Einstellungen nach erfolgter Archivierung.
Wichtig: Archivierte Kostenstellen können nicht mehr aus Kostenstellenbereichsaufbauten, in denen sie sich zum Zeitpunkt der Archivierung befunden haben, entfernt werden, da nur so sichergestellt ist, dass Auswertungen in Zeiträume vor der Archivierung noch durchgeführt werden können. Falls Sie Kostenstellenbereiche ohne archivierte Kostenstellen verwenden möchten, erstellen Sie vor der Archivierung eine Kopie des Aufbaus und entfernen Sie in dieser die zu archivierenden Kostenstellen aus der Zuordnung. Werden nun die Kostenstellen archiviert, dann sind diese im kopierten Aufbau nicht mehr zugeordnet, sondern werden als "ohne Zuordnung" angezeigt.