Beispiele: Umlage bestimmter Kostenarten

Sie möchten nur Kosten, die mit einer bestimmten Kostenart gebucht worden sind, umlegen.

Alle Kosten, die mit der Kostenart 100 gebucht worden sind, sollen von der Kostenstelle 1 auf die Kostenstelle 5 und 6 in Verhältnis 25:75 umgelegt werden. Die Umlagekostenart ist 10.

Beachten Sie, dass mit dieser Umlage nur diejenigen Kosten umgelegt werden, die mit der Kostenart 100 gebucht worden sind. Sollten auf der abgebenden Kostenstelle 1 noch weitere Kosten vorhanden sein, die nicht in der Kostenart 100 gebucht worden sind, dann werden diese nicht umgelegt. Wenn diese ebenfalls umgelegt werden sollten, so muss ggf. eine weitere Umlage mit einer Umlagekostenart angelegt werden, die eine höhere Kostenartennummer besitzt (vgl. nächstes Beispiel).

Auf der abgebenden Kostenstelle wurden Kosten mit mehreren Kostenarten gebucht. Sie möchten zuerst Kosten, die mit zwei bestimmten Kostenarten gebucht worden sind, umlegen. Die verbleibenden Kosten auf der abgebenden Kostenstelle sollen in einem festen Verhältnis auf andere Kostenstellen umgelegt werden.

Alle Kosten, die mit der Kostenart 100 und 200 gebucht worden sind, sollen von der Kostenstelle 1 jeweils zu 100% auf die Kostenstelle 5 und 6 umgelegt werden.
Die verbleibenden Kosten auf Kostenstelle 1 gehen im Verhältnis 50:50 auf die Kostenstellen 7 und 8.

Um diese Umlage zu realisieren, müssen mehrere Umlagekostenarten verwendet werden, da die Umlagen in aufsteigender Reihenfolge der Umlagekostenartennummer abgearbeitet werden.

Kosten einer bestimmten Kostenart sollen mit einer variablen Aufteilung, welche auf einer anderen Kostenart beruht, umgelegt werden.

In der Periode, für die die Umlage erfolgt, sind folgende Buchungen zur Kostenart 4000 vorhanden (Kostenart, belastete Kostenstelle, Betrag):

4000   300     100.- EUR
4000   301     200.- EUR
4000   302     100.- EUR

Auf der Kostenstelle 1 wurden Nebenkosten (=Kostenart 9000) von insgesamt 1000.- EUR gebucht. Diese Nebenkosten sollen nun genauso (d.h. im gleichen Verhältnis und auf die gleichen empfangenden Kostenstellen) umgelegt werden wie die Kosten, die mit der Kostenart 4000 gebucht worden sind. Die zu verwendende Umlagekostenart ist 10.

Voraussetzung für diese Art der Umlage ist, dass die abgebende Kostenstelle (1 im Beispiel) nicht mit der Bezugskostenart (4000 im Beispiel) bebucht worden ist.

Empfangende Kostenstellen und Aufteilung werden  aus allen Buchungen der Periode, für die die Umlage erfolgt, ermittelt. Für das o.g. Beispiel ergibt dies folgende Umlagebuchungen (Kostenart, abgebende Kostenstelle, empfangende Kostenstelle, Betrag):

10      1        300     250.- EUR
10      1        301     500.- EUR
10      1        302     250.- EUR

Beachten Sie auch hier, dass mit dieser Umlage nur diejenigen Kosten umgelegt werden, die mit der Kostenart 9000 gebucht worden sind. Sollten auf der abgebenden (d.h. zu leerenden) Kostenstelle 1 noch weitere Kosten vorhanden sein, die nicht in der Kostenart 9000 gebucht worden sind, dann werden diese nicht umgelegt. Sollen diese ebenfalls umgelegt werden, so muss ggf. eine weitere Umlage mit einer (höheren) Umlagekostenart angelegt werden.

Eine Kostenstelle soll entlastet werden, wobei der Verteilungsschlüssel aus mehreren Bezugskostenarten errechnet werden soll. Hier wird die abgebende Kostenstelle zu 100% entlastet, die empfangenden Kostenstellen werden im Verhältnis einer oder mehrerer anzugebender Bezugskostenarten belastet. Der Verteilungsschlüssel errechnet sich aus den Buchungen, welche in den Bezugskostenarten auf die empfangenden Kostenstellen erfolgt sind.

Eine Kostenbezugs-Umlage wird wie folgt angelegt: Abgebende Kostenstelle = K0, empfangende Kostenstellen sind K1, K2, K3. Bezugskostenarten sind 1000, 1001, 1002.

Auf Kostenstelle K0 ist insgesamt (mit beliebigen Kostenarten) 2000.- EUR gebucht worden. Mit den Bezugskostenarten sind insgesamt folgende Beträge gebucht worden:

Der Umlageschlüssel berechnet sich nun wie folgt:

Summe der mit Bezugskostenarten auf den empfangenden Kostenstellen erfolgten Buchungen = 100% = 100.- + 100.- + 200.- + 600.- = 1000.- EUR

Verhältnis der Summen auf die empfangenden Kostenstellen:

K1: 100.-/1000.- = 10%
K2: 300.-/1000.- = 30%
K3: 600.-/1000.- = 60%

Die Buchung mit Kostenart 1000 auf Kostenstelle K4 wird nicht in die Gesamtsumme einbezogen, da die Kostenart 1000 zwar eine der Bezugskostenarten, die Kostenstelle K4 jedoch keine der empfangenden Kostenstellen ist.

Daraus ergeben sich beim Periodenabschluß folgende Umlagebuchungen (K0 ist mit 2000.- EUR belastet, die Entlastung erfolgt bei der Umlageart Kostenbezug grundsätzlich vollständig):

Hinweis: ist eine Kostenstelle zwar als empfangende Kostenstelle angelegt, jedoch nicht mit einer der Bezugskostenarten bebucht worden, dann wird sie in der Umlage nicht berücksichtigt.