Auswahlliste Archivjahr

Über diese Funktion kann der angezeigte Kostenträger archiviert werden.

Hinweis:        Eine Archivierung ist nicht mehr rückgängig zu machen!
Archivierte Kostenträger können nicht mehr bebucht werden und werden auch in den Kostenträgerkarteien nicht mehr angezeigt.
Zudem können archivierte Kostenträger aus Kostenträgerbereichs­aufbauten, in denen sie zum Zeitpunkt der Archivierung enthalten waren, nicht mehr entfernt werden.

Aus der Auswahlliste wird das Geschäftsjahr ausgewählt, in welchem der Kostenträger archiviert werden soll.

Hinweis:        Das Archivierungsjahr dient zur Information und hat keinen Einfluss auf den Zeitraum der Bebuchbarkeit. Nach der Archivierung ist ein archivierter Kostenträger generell nicht mehr bebuchbar, weder vor noch nach dem Archivierungsjahr!

Normalerweise ist das Archivierungsjahr gleich dem letzten eröffneten  Geschäftsjahr. Ausnahme: Es sind zwei Geschäftsjahre geöffnet (z. B. 2009 und 2010) und es wurde die letzte Periode des älteren Geschäftsjahres abgeschlossen (z. B. 12/2009). Wurde nun auf den Kostenträger noch keine Buchung in 2010 vorgenommen, dann kann der Kostenträger auch mit Archivierungsjahr 2009 archiviert werden.

Nach Auswahl des Archivierungsjahrs erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Wenn diese mit OK bestätigt wird, wird der Kostenträger archiviert.

Von der Archivierung sind folgende weitere Einstellungen betroffen, wenn der zu archivierende Kostenträger dort verwendet wird:

•      Plan- und Prognosewerte für den zu archivierenden Kostenträger

•      Kostenträgerbereichsaufbauten.

Überprüfen Sie diese Einstellungen nach erfolgter Archivierung.

Hinweis:        Archivierte Kostenträger können nicht mehr aus Kostenträger­bereichsaufbauten, in denen Sie sich zum Zeitpunkt der Archivierung befunden haben, entfernt werden, da nur so sichergestellt ist, dass Auswertungen in Zeiträume vor der Archivierung noch durchgeführt werden können. Falls Sie Kostenträgerbereiche ohne archivierte Kostenträger verwenden möchten, erstellen Sie vor der Archivierung eine Kopie des Aufbaus und entfernen Sie in dieser die zu archivierenden Kostenträger aus der Zuordnung. Werden nun die Kostenträger archiviert, dann sind diese im kopierten Aufbau nicht mehr zugeordnet, sondern werden als "ohne Zuordnung" angezeigt.