Anbindung des sage Finanzmanagement an sage ERP b7 Fibu-Archiv.


Voraussetzung

DMSTyp-Eintrag: b7

In sage ERP b7 muss das Fibu-Archiv eingerichtet sein mit diesen Parametern:

Der Rechnungsdruck vr130 muss so konfiguriert sein, dass die Archivierung als PDF-Datei eingeschaltet ist. Der Dateiname muss so konfiguriert sein, dass die Rechnungsnummer im Dateiname steht. Pfad und Dateiname müssen so konfiguriert sein, dass sie nur konstante Elemente enthalten oder Elemente, die mit DMS-Makros im Finanzmanagement konfigurierbar sind.

 


Archivieren

Die Archivierung ist in diesem Fall nicht implementiert, da es sich um eine Mini-DMS-Lösung handelt.

 


Recherchieren

Die Recherche beruht darauf, dass die im Zuge des Rechnungsdrucks in einem definierten Pfad abgelegte PDF-Datei aufgerufen wird.

 

In der DMS-Verschlagwortung Systemeinstellungen ist in der Registerkarte Recherchieren anzugeben:

Im Feld „Start-Trigger:" ist der Hauptpfad einzutragen, unter dem die PDF-Dateien abgelegt sind.

 


Verschlagwortung

Die Suche ist über die Rechnungsnummer möglich. Aus diesem Grund kann nur aus einem OP oder aus einer Buchung (falls die b7-Rechnungsnummer als Fibu-Belegnummer übergeben wird) erfolgreich gesucht werden. Die Makros sind {Rechnungsnummer} bzw. {Belegnummer}.

Die Rechnungen werden meist in Pfade aufgeteilt abgelegt, z.B. nach Firma, Jahr oder sogar Periode. Achten Sie darauf, das Archiv so einzurichten, dass der variable Teil des Pfadnamens mit DMS-Makros im Finanzmanagement abgebildet werden kann. Dafür bieten sich Makros wie {Geschäftsjahr}, {VonPeriode}, {VonDatum} oder {Mandant} an. Für das Makro {VonDatum} muss das Datum auf das b7-Format yyyyMMdd eingestellt werden.

 

Beispiel für eine Verschlagwortung:

Die Rechnungen werden je Mandant und Geschäftsjahr getrennt abgelegt. Der Dateiname lautet "Rechnung nnnnn.pdf" mit der Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer wird als OP-Belegnummer übergeben. Als Schlagwort muss angegeben werden
{Mandant}\{Geschäftsjahr}\\Rechnung {Rechnungsnummer}.pdf.

 

Beispiel 2 für die Variante b7-Rechnungsnummer als Fibu-Belegnummer:

Als Schlagwort muss angegeben werden
{Mandant}\{Geschäftsjahr}\\Rechnung {Belegnummer}.pdf.

Beachten Sie: aus internen Gründen muss vor dem konstanten Text Rechnung der Schrägstrich verdoppelt werden.